ArchX : gestion d'agence et de projet d'architecture

(Re)découverte intéressante à Batimat : le logiciel ArchX, proposé par la société ArchX France.

Cet outil, multiplateforme, est destiné à la gestion des informations de l'agence, et au suivi des projets. L'idée est d'organiser et centraliser toutes les données, rendues ensuite accessibles à tous les collaborateurs, évitant toute perte de temps ou d'information.

Ainsi, on saisira les projets en renseignant des fiches descriptives (type de projet, n° d'affaire, client, etc…), puis les contacts (les membres de l'équipe de maîtrise d'œuvre, les acteurs du projet : maître d'ouvrage, entreprises, partenaires, co-traitants, etc…), et les données d'agenda (les rendez-vous de chacun).

Toutes ces informations sont alors accessibles à tous, sur le réseau de l'agence, en extranet depuis son domicile ou une chambre d'hôtel, sur son smartphone. Et ces informations seront croisées : les contacts sont liés aux projets (on connait les intervenants d'un projet, on connait les projets sur lesquels intervient un acteur), l'agenda peut alimenter les feuilles d'heure, que l'on remplit en fonction des projets existants, avec leurs phases, sur lesquels on est affecté.

Se rajoute une gestion de documents, qu'il s'agisse de créer des documents à partir de ArchX, à partir des informations déjà saisie, ou simplement de rassembler les documents déjà créés ailleurs (un contrat signé et scanné, les compte-rendu de chantiers, etc…). Le volet financier est également présent, à travers le traitement des données financières du contrat (honoraires par projet et par phase), corrélées au temps passé et au coût horaire de chaque salarié ou prestataire : on peut alors contrôler la rentabilité effective du projet, et prendre les mesures nécessaires.

L'approche est assez pragmatique, donc vraisemblable, le propos ambitieux mais sans excès. De plus, ArchX travaille en liaison avec les outils courants, et les données déjà présentes sur la machine, qu'il réutilise et rassemble : on n'est pas prisonnier du logiciel, puisque les informations sont synchronisées avec le carnet d'adresse ou l'agenda du Mac ou de Windows, et peuvent donc être utilisées directement avec ces logiciels courants. La création de documents s'appuie sur les outils bureautique Office ou OpenOffice.

Autre exemple pertinent d'intégration avec les outils et les pratiques du quotidien : la gestion des mails. En effet, comment regrouper et partager efficacement l'information au sein de l'agence, lorsque la plupart des échanges se font par mail, donc d'une façon aussi personnelle que peu structurée ? On peut certes multiplier les envois en CC aux collaborateurs, mais on pourra difficilement créer des archives complètes sur le serveur, avec tous les échanges relatifs au projet, dont certains peuvent être décisifs en matière d'information ou de traçabilité en cas de conflit ou sinistre. 
C'est justement ce que ArchX propose de faire : on ne propose plus d'envoyer ces mails depuis l'outil, ce qui ne serait ni pratique ni crédible, mais on travaille en tandem avec Mail ou Outlook, dans lesquels s'intègre un nouveau bouton ArchX. On reste dans son environnement usuel, mais lorsqu'on envoie un mail à un correspondant on peut du même clic l'envoyer sur le serveur ArchX, lié à une affaire et indexé avec les codes de suivi, et lorsqu'on reçoit un mail on peut de même le rattacher à une affaire, ou simplement en extraire les pièces jointes et les ajouter aux documents du projet. Dès lors, chaque collaborateur pourra, grâce à ArchX, consulter tous les mails envoyés et reçus par chaque membre de l'agence, et exploiter les pièces jointes.

Notre exploration du logiciel est en cours à l'agence, et semble prometteuse. Nous reviendrons en dire plus dans quelques temps …

OC

(Illustration ancienne, reçue par mail en 2008, mais qui avait attiré notre attention par sa clarté et par l'évidence des fonctions évoquées. Les promesses de l'époque semblent en passe d'être tenues aujourd'hui).

Le site de l'éditeur : www.archx.fr

Le guide de l'architecte

Et des démonstrations sur YouTube